1. ДЛЯ УЧРЕДИТЕЛЕЙ:
1.1. Сформируйте ЭЦП физического лица. Передайте доверенному лицу. Если опасаетесь проблем с банками, то лучше внести в банковскую карточку подпись второго лица. В случае Вашего отсутствия электронная подпись позволит подписывать необходимые документы.
1.2. Выдайте нотариальные доверенности нескольким лицам на необходимые полномочия (представление судебных интересов (юрист), получение и распоряжение материальными ценностями, деньгами (бухгалтер), подписание кадровых документов (кадровик)).
1.3. Оформите часть доли в бизнесе на доверенное лицо.
1.4. Введите в состав исполнительных органов второго директора (смена устава + изменения в ЕГРЮЛ + не забывайте о проведении внеочередного собрания). Особенно важно, когда директор и собственник представлен в одном лице и подлежит мобилизации. При отсутствии учредителя будет невозможно назначить нового директора. Срок изменений в ЕГРЮЛ — 1 неделя + дни на подготовку документов.
2. ДЛЯ ДИРЕКТОРА:
2.1. Доверенности.
Проверить действующие доверенности (сроки, полномочия).
Переоформить их на более долгий срок.
Выдать доверенности, не забывая про нотариальное оформление на необходимые полномочия нескольким лицам.
Если гендиректор еще и участник ООО, то не забудьте про доверенность на право участвовать в общих собраниях участников, получать дивиденды и др.
2.2. Проверить действия сертификатов ЭЦП, обновить их. Это обходимо:
Для сдачи отчетности.
Для тендеров.
Для прочих направлений.
В случае окончания сертификатов вы не сможете их получить при отсутствии физического лица лично
3. ДЛЯ ИП, подлежащих мобилизации:
3.1. Выдайте необходимые нотариальные доверенности разным лицам.
3.2. Если Вы ведете бухгалтерский учет самостоятельно, заключите договор с аутсорсинговой компанией, которая позаботится о сдаче отчетности и ведении учета Вашей компании.
3.3. Создайте ООО и выполните все описанное в п. 1, 2, так как со смертью ИП:
Все доверенности прекращают свое действие
Сотрудники могут уволиться только через суд
Некоторые виды бизнеса блокируются – деятельность невозможна
4. ДЛЯ ШТАТА:
4.1. Проведите опрос сотрудников и выявите возможных к мобилизации.
4.2. Распределите их обязанности между иными сотрудниками, поищите аутсосрсеров на стороне.
5. ДЛЯ ТЕХНИКИ И ОБОРУДОВАНИЯ:
5.1. Проведите инвентаризацию техники, оборудования, определите единицы, возможные к изъятию.
5.2. Найдите партнеров, которые могут срочно предоставить технику и оборудование. Особенно это касается транспортных компаний, строительных и др., чья деятельность непосредственно связана с использованием техники.
6. ПО ДОГОВОРАМ С ЗАКАЗЧИКАМИ:
6.1. Сделайте инвентаризацию по договорам с заказчиками в части сроков сдачи работ.
6.2. Подумайте, как быстрее сдать работы.
6.3. Подготовьте и подпишите (по возможности) изменения к договору в разделе форс-мажора. Лучше в полном объеме перечитать форс-мажорный раздел. Например, если у вас работа связана с транспортными перевозками, есть риск передачи основной части транспортных средств на нужды вооруженных сил, определите, что такая ситуация приравнивается к форсмажорной и исполнитель приостанавливает работы без санкций с обязательным уведомлением заказчика.
6.4. В том же допсоглашении к договорам обсудите критичные для Вас положения, что будет, если Вы лишитесь основного производственного персонала, техники, оборудования и т.п.
6.5. В случае, если Ваш Заказчик ИП мужского пола — пересмотрите отсрочку платежей за выполненные работы, так как в случае смерти ИП или его отсутствия вы можете оказаться в ситуации невозможности получения расчетов за свои услуги.
7. ПО ДОГОВОРАМ С ПОСТАВЩИКАМИ:
7.1. Проверьте раздел «форс-мажор». Какие условия этого раздела необходимо изменить.
7.2. В случае важных для бизнеса поставщиков, подрядчиков в виде ИП, самозанятых и т.п. мужского пола, заручитесь поручительствами возврата авансов третьими лицами либо измените условия авансирования.
7.3. Если возможно, обсудите сокращение сроков выполнения работ